Seguimiento de Incidencias

Incidencias en una Comunidad

Ocasionalmente surgen incidencias (averías) en una comunidad de propietarios, por ejemplo: rotura de cristales, fugas, problemas con la iluminación… Cuando esto se produce hay que realizar los siguientes pasos:

– Comunicar la Incidencia al Administrador o Presidente.

– Proceder a la reparación de la Incidencia, si es posible por parte de los miembros de la comunidad, y si no por parte de un profesional especializado (fontanero, pintor, albañil…)

Seguimiento

Para que el administrador pueda llevar un buen control y seguimiento de las incidencias es aconsejable utilizar algún software de Administración de Fincas, por ejemplo el software online PorltaFincasEl módulo de Gestión de Incidencias de este software permite llevar un historial de todas las incidencias, que nos ayudará a ver cómo se ejecuta el proceso de las mismas hasta su cierre. Permite llevar un control y seguimiento de las acciones realizadas en las incidencias abiertas (aún por reparar) y cerradas (ya reparadas).

incidencias-propietarios-comunidad

La plataforma Portal de Propietarios de este software permite que tanto el Administrador como los propietarios conozcan en todo momento el estado de cada incidencia, desde que se abre hasta que se cierra (cuando haya sido reparada). El Administrador podrá dar acceso a los propietarios para que puedan acceder al Portal de Propietarios y así poder dar de alta incidencias, consultar su estado…

Ventajas para el Administrador

Por medio del Portal de Propietarios,  el Administrador podrá dar de alta incidencias y comunicar a los propietarios de la comunidad el estado de cada incidencia por medio de archivos adjuntados en la Gestión Documental o bien por medio de comentarios. Esto resulta mucho más ágil, cómodo y rápido que comunicarlo por vía telefónica o por e_mail.

Ventajas para los Propietarios

Por medio del Portal de Propietarios, el propietario podrá dar de alta una incidencia detectada para que el resto de propietarios y el Administrador sean conocedores de la misma. Esto resulta mucho más agil, cómodo y rápido que comunicarlo por vía telefónica, en persona o por e_mail.

También podrá consultar el estado de cada incidencia en cualquier momento, tanto de las incidencias abiertas como cerradas, ya que el Administrador informará por medio del Software del estado de las mismas.

El propietario también podrá reabrir una incidencia ya cerrada en el caso de que no haya sido reparada correctamente.

Junta de vecinos online

Una de las tareas del Administrador de una Comunidad de Propietarios es convocar las correspondientes Juntas de Vecinos en las cuales se realizará entre otras cosas:

  • Presentación de Presupuestos para el nuevo ejercicio (gastos e ingresos).
  • Se tomarán decisiones para el correcto funcionamiento de la Comunidad.
  • Se decidirán presupuestos para alguna reforma por medio de la votación de los propietarios.
  • Ruegos y Preguntas

Es recomendable que el  administrador utilice un Software de Administración de Fincas online (Saas) para poder gestionar cómodamente las juntas de vecinos, además de todo tipo de gestiones de la Comunidad: Contabilidad, Tesorería, Incidencias, Generación de Cuotas…

Ventajas de utilizar un software online para las Juntas de Vecinos

La ventaja principal de un Software de Administración de Fincas online es que se puede utilizar desde cualquier ubicación, solo se requiere un punto de conexión a Internet. Esto quiere decir que se puede utilizar desde un teléfono móvil, un Ipad, un portátil… Por lo tanto, si el Administrador acude a una Junta de vecinos con uno de estos terminales podrá llevar prácticamente toda la gestión de la junta puntualmente:

  • Anotar los propietarios que han acudido a la Junta.
  • Consultar y mostrar cualquier información desde la aplicación.
  • Realizar algún tipo de votación.
  • Redactar el Documento de Acta.

Esto aporta para la Administración de Fincas las siguientes ventajas:

  • Se introducen los datos inmediatamente en la propia Junta.
  • Se puede consultar en la propia Junta cualquier información para poder mostrar a los Propietarios.
  • Se reduce el trabajo que el Administrador tendrá que realizar con posterioridad a la Junta en su despacho.

 

 

Presupuestos de una Comunidad de Propietarios

¿Para qué sirven los Presupuestos de una Comunidad de Propietarios?

Sirven para reflejar los gastos previstos, tanto de carácter ordinario como Extraordinario.

Gastos de carácter ordinario: Son los que se derivan del mantenimiento, conservación, y reparación de elementos y servicios comunes del edificio. Por ejemplo: personal contratado, servicio de limpieza, mantenimiento de ascensor, consumo de luz, pago al administrador de fincas…

Estos gastos se suelen cubrir con la cuota mensual de los propietarios.

 – Gastos de carácter extraordinario: Son los motivados por reparaciones, desgaste y envejecimiento de un servicio comunitario, contratación de nuevos servicios… Por ejemplo: arreglo de fachada, pintura de escaleras y portal…

Estos gastos se suelen cubrir por medio de una derrama extraordinaria.

Tipos de Presupuestos

– Presupuesto anual ordinario (gastos anuales). Se prepara el presupuesto para el ejercicio siguiente teniendo en cuenta los gastos comunes o de carácter ordinario de la comunidad, basándose en los gastos del ejercicio actual. Del presupuesto se obtendrá la cuota o importe que debe abonar cada propietario mensualmente, y dicha cuota deberá aparecer en el presupuesto.

Se puede establecer un fondo de reserva para atender imprevistos (reparaciones, cubrir impagados…), que por Ley no puede ser inferior al 5% del último presupuesto ordinario.

– Presupuestos Extraordinarios. Se utilizan para recoger los gastos no reflejados en el presupuesto anual ordinario.

¿Quién prepara los Presupuestos?

El Administrador o Presidente de la Comunidad será el que prepare los Presupuestos.

Una vez elaborado el Presupuesto deberá presentarlo en la Junta de Propietarios para su debate y aprobación.

La convocatoria de la Junta de Propietarios la realizará el Administrador o Presidente y deberá comunicarla a los Propietarios con al menos días de antelación. En la convocatoria se deberá indicar los asuntos a tratar en la Junta, el lugar, día y hora en que celebrará en primera y segunda convocatoria. Es conveniente acompañar a la convocatoria una copia del Presupuesto a tratar.

Será la Junta de Propietarios la que debata, modifique y apruebe el Presupuesto.

Requisitos para ejercer como Administrador de Fincas

La Ley de Propiedad Horizontal dice en el artículo 13 punto 6 que el cargo de administrador puede ser ejercido por cualquier propietario de la Finca, o por personas físicas (ajenas a la Comunidad) o entidades jurídicas con cualificación profesional legalmente reconocida para ejercer dichas funciones.

La Ley dice que en el caso de contratar los servicios de una persona física o entidad jurídica, ésta debe tener una cualificación profesional legalmente reconocida, pero lo realmente cierto es que a día de hoy no existe tal titulación. Para que una cualificación sea legalmente reconocida tiene que ser una Titulación Oficial, y eso, actualmente solo lo puede hacer un Centro Oficial de Educación y bajo un régimen oficial de estudios, que actualmente no existe en nuestro sistema educativo.

Para ejercer profesionalmente como Administrador de Fincas rústicas y urbanas no es obligatorio estar colegiado, pero puede resultar interesante hacerlo en el Colegio Profesional correspondiente. Los administradores deberán destinar la totalidad o parte de su trabajo a administrar fincas rústicas o urbanas de terceros.

¿Cómo incorporarse al Colegio Oficial de Administradores?

    – Se podrá efectuar por los procedimientos siguientes:

  1. Directamente las personas con las siguientes titulaciones:
  • Licenciados en Derecho.
  • Licenciados en Políticas.
  • Licenciados  en Económicas y Comerciales.
  • Licenciados en Dirección y Administración de empresas.
  • Arquitectos Superiores.
  • Diplomados en ciencias económicas y empresariales.
  • Profesores mercantiles.
  • Procuradores de los Tribunales de Justicia.
  • Ingenieros Agrónomos y los de Montes.
  • Veterinarios.
  • Ingenieros Técnicos Agrícolas.
  • Ayudantes de Montes.

2. A través de los títulos de Experto Inmobiliario/Administrador de Fincas.

– Documentación a presentar:

  • Solicitud por duplicado, en modelo oficial.
  • Fotocopia del título compulsado por el Colegio donde se presenta la instancia (en su defecto, certificación académica y justificante de haber abonado las tasas para la expedición del título que se invoca).
  • Declaración jurada de no estar sufriendo condena de inhabilitación.
  • Certificado de antecedentes penales.
  • Tres fotos tamaño carnet.
  • Una fotocopia del D.N.I.

La Cuota de Ingreso y la Fianza deberá abonarse para el alta en Póliza  de Responsabilidad Civil.

¿Cómo cambiar de Administrador de Fincas?

1. Verificar el Contrato existente con el Administrador actual

Hay que revisar el contrato que la Comunidad tenga firmado con el Administrador actual. Antes de rescindir dicho contrato habrá que respetar las cláusulas que hagan referencia a formas, tiempos, cláusulas de penalización (ej. preaviso por correo, hacerlo con un mes de antelación,…).

2. Acuerdo de la Junta de Vecinos

Una vez que los miembros de la Comunidad hayan tomado la decisión de cambiar de Administrador, el presidente debe convocar debidamente, informando previamente a todos los propietarios de la comunidad, una Junta Extraordinaria u Ordinaria. En caso de no ser convocada por el Presidente, la podrían convocar directamente la cuarta parte de los propietarios, o los que representen el 25 % de las cuotas:

  • Junta Extraordinaria. Se convocará cuando no se tenga administrador de fincas, o cuando teniéndolo no esté cumpliendo con sus funciones y se quiera destituir del cargo.
  • Junta General Ordinaria. Se convocará cuando se tenga administrador de fincas y en la Junta que se celebra anualmente se quiera tratar el cambio de administrador.

En dicha convocatoria deberá indicarse como uno de los puntos del orden del día que se tratará el cambio del administrador. Se recomienda no convocar al administrador saliente para evitar conflictos en la reunión, y así los vecinos puedan decidir y opinar libremente.

 3. Contratar un nuevo Administrador

Una vez acordado en la junta el cambio de Administrador habrá que proceder a la contratación de un nuevo administrador. Si no se sabe cómo contactar con un Administrador de Fincas porque no se dispone de referencias, se pueden encontrar en internet buscadores o directorios que permitan localizar profesionales cualificados en la localidad que se desee. Por ejemplo, uno de ellos puede ser FincasOnline, que es un directorio especializado donde se podrá localizar un Administrador de Fincas de la provincia deseada.

 

 

Habrá que comunicar al antiguo Administrador por escrito lo siguiente:

  • Que reunidos los propietarios se decidió prescindir de sus servicios, indicando desde qué fecha.
  • Que la Junta ha elegido un nuevo administrador, indicándole sus datos.
  • Que el nuevo administrador se pondrá en contacto con él para recoger toda la documentación de la Comunidad. Es conveniente que tanto el administrador saliente como el entrante se hagan responsables de la información que se traslada.