Seguimiento de Incidencias

Incidencias en una Comunidad

Ocasionalmente surgen incidencias (averías) en una comunidad de propietarios, por ejemplo: rotura de cristales, fugas, problemas con la iluminación… Cuando esto se produce hay que realizar los siguientes pasos:

– Comunicar la Incidencia al Administrador o Presidente.

– Proceder a la reparación de la Incidencia, si es posible por parte de los miembros de la comunidad, y si no por parte de un profesional especializado (fontanero, pintor, albañil…)

Seguimiento

Para que el administrador pueda llevar un buen control y seguimiento de las incidencias es aconsejable utilizar algún software de Administración de Fincas, por ejemplo el software online PorltaFincasEl módulo de Gestión de Incidencias de este software permite llevar un historial de todas las incidencias, que nos ayudará a ver cómo se ejecuta el proceso de las mismas hasta su cierre. Permite llevar un control y seguimiento de las acciones realizadas en las incidencias abiertas (aún por reparar) y cerradas (ya reparadas).

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La plataforma Portal de Propietarios de este software permite que tanto el Administrador como los propietarios conozcan en todo momento el estado de cada incidencia, desde que se abre hasta que se cierra (cuando haya sido reparada). El Administrador podrá dar acceso a los propietarios para que puedan acceder al Portal de Propietarios y así poder dar de alta incidencias, consultar su estado…

Ventajas para el Administrador

Por medio del Portal de Propietarios,  el Administrador podrá dar de alta incidencias y comunicar a los propietarios de la comunidad el estado de cada incidencia por medio de archivos adjuntados en la Gestión Documental o bien por medio de comentarios. Esto resulta mucho más ágil, cómodo y rápido que comunicarlo por vía telefónica o por e_mail.

Ventajas para los Propietarios

Por medio del Portal de Propietarios, el propietario podrá dar de alta una incidencia detectada para que el resto de propietarios y el Administrador sean conocedores de la misma. Esto resulta mucho más agil, cómodo y rápido que comunicarlo por vía telefónica, en persona o por e_mail.

También podrá consultar el estado de cada incidencia en cualquier momento, tanto de las incidencias abiertas como cerradas, ya que el Administrador informará por medio del Software del estado de las mismas.

El propietario también podrá reabrir una incidencia ya cerrada en el caso de que no haya sido reparada correctamente.