Documentación para el Mantenimiento de un Edificio

Documentación para el Mantenimiento de un Edificio

En un edificio de viviendas, tanto los propietarios como la Comunidad, deberán tener en su poder la siguiente documentación para conocer la estructura, instalaciones, elementos, acabados, etc.. del edificio y sus viviendas y así poder llevar a cabo un mantenimiento correcto del mismo/de las mismas.

Documentación básica del edificio

Esta documentación debe ser entregada a la Comunidad de Propietarios y la conforman los siguientes documentos:

  • Copia de la escritura de Obra Nueva y División Horizontal con inscripción en el Registro de la Propiedad.
  • Copia de los estatutos de la Comunidad.
  • Informe sobre las cargas tributarias de la edificación.
  • Copia de la memoria del Proyecto definitivo de ejecución de obra con la autorización municipal.
  • Planos definitivos de Arquitectura con la autorización municipal: Emplazamiento, General de la Edificación, Planta de sótanos, baja y pisos.
  • Copia de la licencia de obras.
  • Certificado final de obra, visado en los colegios profesionales correspondientes.
  • Acta de la recepción de la obra suscrita por el Arquitecto Director, Empresa Promotora y Empresa Constructora.
  • Licencia de primera ocupación.
  • Alta en la Contribución Territorial Urbana.
  • Póliza de seguro de incendios.
  • Garantías de los instaladores.
  • Relación de oficios e instaladores que han intervenido (pueden estar incluidas en el Manual de Uso).
  • Alta en el servicio postal y recogida de basuras.
  • Informe sobre la servidumbre permanente de paso concedidas a las Compañías suministradoras de servicios, agua, gas, electricidad.
  • Disposiciones legales preceptivas para las Comunidades de Propietarios sobre el uso y la conservación del edificio.
  • El Libro del Edificio (CM).

Las instalaciones deben tener:

  • Antena colectiva para TV. Y FM.
  • Aparatos elevadores.
  • Electricidad.
  • Fontanería, agua fría y agua caliente sanitaria.
  • Garaje.
  • Instalación de gas.
  • Si la calefacción es central: Instalación, agua caliente sanitaria y depósito de combustible.
  • Seguridad y Protección contra incendios.
  • En algunos casos: Piscina.

Documentación básica de cada vivienda

Esta documentación debe ser entregada al propietario de cada vivienda de  la Comunidad y la conforman los siguientes documentos:

  • Escritura de compra-venta con la inscripción en el Registro de la Propiedad.
  • Copia de los Estatutos de la Comunidad.
  • Extracto de cuentas y obligaciones de la vivienda desde el día de la constitución de la Comunidad hasta la fecha de la adquisición.
  • Informe sobre las cargas tributarias de la edificación en general y específicas de la vivienda, de los gastos, contratos y suministros.
  • Memoria general de la edificación y de la vivienda.
  • Plano general del emplazamiento de la vivienda.
  • Plano de la vivienda.
  • Copia de la Licencia de primera ocupación y Cédula de habitabilidad en aquellos casos que sea exigida.
  • Alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).
  • Copia del justificante de paso del Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de naturaleza urbana.
  • Solicitud de suministro de gas, previa inscripción y aprobación de la instalación por la compañía suministradora.
  • Boletín de la instalación eléctrica  para contratación de servicios con la compañía suministradora.
  • Garantía de los aparatos domésticos.
  • Manuales de instrucciones para el uso y manejo de los aparatos domésticos que utilizan energía eléctrica y combustible gaseoso (pueden incluirse en el manual de uso).
  • Manual de uso de la vivienda.

 

Completa Gestión Documental en PortalFincas

Desde el software de administracion de fincas Portalfincas podrás adjuntar cualquier tipo de documento y ponerlo disponible para los propietarios en el Portal de Propietarios.

¿Que es la Gestión Documental en PortalFincas?

gestion documental administracion de fincasEs una opción que posee la aplicación de administradores de fincas para adjuntar documentos relacionados con los distintos componentes de la comunidad. Se pueden adjuntar documentos a:

  • Administración de fincas.
  • Comunidad.
  • Propiedades.
  • Propietarios.
  • Seguros. Ejemplo: Pólizas de Seguro.
  • Empleados. Ejemplo: Fotografía.
  • Gremios. Ejemplo: Presupuestos, Facturas…
  • Bancos.
  • Incidencias.

Se podrán adjuntar documentos a la Gestión Documental de cada componente por medio del siguiente icono:

Este icono se mostrara así  cuando tenga documentos asociados y así cuando no tenga todavia ningún documento relacionado.

Cada documento de la Gestión Documental se podrá dejar disponible para los vecinos que se desee de la comunidad. De esta manera los propietarios podrán acceder al documento desde el Portal de Propietarios.

Esta herramienta resulta muy interesante y práctica porque podemos escanear documentos, adjuntarlos a la aplicación y deshacernos del papel. Los propietarios de la comunidad de vecinos tendrán también siempre disponible toda la información que la administración de fincas desee mostrarles de una manera rápida y sencilla.