Ventajas del Portal de Propietarios

Los profesionales que dedican su actividad a la Administración de Fincas, necesitan tener como herramienta un software que resulte cómodo, versátil, práctico, intuitivo y que no suponga un costo excesivo. En esta línea la tendencia es un Software online o “en la nube” (cloud computing) o lo que es lo mismo un Software Saas (software as a service).

Comparado con el Software convencional o de escritorio (instalado en el propio equipo), las ventajas o beneficios del Software Saas y Cloud Computing son principalmente:

  • No necesita instalación. Únicamente se necesita un navegador web para conectarse a la aplicación.
  • No necesita ni actualizaciones, ni cambios de versión…
  • No necesita inversiones iniciales en Hardware ni Licencias.

Existe un software implantado en el mercado que reúne estas condiciones, se denomina PortalFincas. Una de las prestaciones más interesantes de esta aplicación es que contiene una plataforma denominada Portal de Propietarios que consiste en una vía de comunicación entre el Administrador de Fincas y los propietarios de la Comunidad.

¿Qué es el Portal de Propietarios de PortalFincas?

Es una plataforma que sirve de comunicación entre el Administrador y los propietarios de una Comunidad. El Administrador podrá hacer públicos en el Portal los documentos que le interese que sean consultados por los propietarios. El Administrador configurará desde PortalFincas lo que va a permitir consultar a los propietarios. El propietario podrá consultar, si el Administrador lo permite, el estado de cuentas, el estado bancario…, podrá gestionar incidencias (altas, consultas, seguimiento…), podrá acceder al tablón de anuncios, al muro…

El Administrador desde PortalFincas puede dar acceso a los propietarios que vayan a hacer uso de Portal. Para poder dar acceso a un propietario, éste debe poseer una cuenta de correo electrónico, de esta manera cuando el Administrador le dé acceso recibirá de forma automática en su correo el usuario y contraseña para poder acceder al portal. Si el Administrador observa que un propietario está haciendo un uso indebido del portal (ej: si está realizando comentarios poco impropios en el tablón de anuncios) puede quitarle el acceso.

Si el Administrador dispone de página Web, el propietario podrá acceder al Portal de Propietarios desde la página Web del Administrador.

Ventajas del Portal de Propietarios

El Portal de Propietarios proporciona al Administrador y a los propietarios las siguientes ventajas:

  • Mejora la Comunicación y se ahorra tiempo. Ya no será necesario que el propietario llame al Administrador para solicitar información o comunicar incidencias. Esto supone para la Administración de Fincas un ahorro en los costes de la empresa: tiempo, teléfono, papel…
  • Agilidad en la resolución de incidencias. El propietario ya no tendrá que llamar al Administrador para comunicarle una incidencia o para consultar el estado de las incidencias de la Comunidad.
  • Mejora medioambiental, puesto que se reduce al máximo el consumo de papel. Por ejemplo, la convocatoria y el acta de una Junta de vecinos se podrán publicar en el Portal para que los propietarios puedan consultarlas, de esta manera nos ahorramos el emitirlas en papel y buzonearlas.
  • El Administrador podrá ofrecer este servicio a la Comunidad y sus propietarios, lo que supone un valor añadido a los servicios que la Administración de Fincas puede ofrecer a la Comunidad para que contraten sus servicios.

Documentación para el Mantenimiento de un Edificio

Documentación para el Mantenimiento de un Edificio

En un edificio de viviendas, tanto los propietarios como la Comunidad, deberán tener en su poder la siguiente documentación para conocer la estructura, instalaciones, elementos, acabados, etc.. del edificio y sus viviendas y así poder llevar a cabo un mantenimiento correcto del mismo/de las mismas.

Documentación básica del edificio

Esta documentación debe ser entregada a la Comunidad de Propietarios y la conforman los siguientes documentos:

  • Copia de la escritura de Obra Nueva y División Horizontal con inscripción en el Registro de la Propiedad.
  • Copia de los estatutos de la Comunidad.
  • Informe sobre las cargas tributarias de la edificación.
  • Copia de la memoria del Proyecto definitivo de ejecución de obra con la autorización municipal.
  • Planos definitivos de Arquitectura con la autorización municipal: Emplazamiento, General de la Edificación, Planta de sótanos, baja y pisos.
  • Copia de la licencia de obras.
  • Certificado final de obra, visado en los colegios profesionales correspondientes.
  • Acta de la recepción de la obra suscrita por el Arquitecto Director, Empresa Promotora y Empresa Constructora.
  • Licencia de primera ocupación.
  • Alta en la Contribución Territorial Urbana.
  • Póliza de seguro de incendios.
  • Garantías de los instaladores.
  • Relación de oficios e instaladores que han intervenido (pueden estar incluidas en el Manual de Uso).
  • Alta en el servicio postal y recogida de basuras.
  • Informe sobre la servidumbre permanente de paso concedidas a las Compañías suministradoras de servicios, agua, gas, electricidad.
  • Disposiciones legales preceptivas para las Comunidades de Propietarios sobre el uso y la conservación del edificio.
  • El Libro del Edificio (CM).

Las instalaciones deben tener:

  • Antena colectiva para TV. Y FM.
  • Aparatos elevadores.
  • Electricidad.
  • Fontanería, agua fría y agua caliente sanitaria.
  • Garaje.
  • Instalación de gas.
  • Si la calefacción es central: Instalación, agua caliente sanitaria y depósito de combustible.
  • Seguridad y Protección contra incendios.
  • En algunos casos: Piscina.

Documentación básica de cada vivienda

Esta documentación debe ser entregada al propietario de cada vivienda de  la Comunidad y la conforman los siguientes documentos:

  • Escritura de compra-venta con la inscripción en el Registro de la Propiedad.
  • Copia de los Estatutos de la Comunidad.
  • Extracto de cuentas y obligaciones de la vivienda desde el día de la constitución de la Comunidad hasta la fecha de la adquisición.
  • Informe sobre las cargas tributarias de la edificación en general y específicas de la vivienda, de los gastos, contratos y suministros.
  • Memoria general de la edificación y de la vivienda.
  • Plano general del emplazamiento de la vivienda.
  • Plano de la vivienda.
  • Copia de la Licencia de primera ocupación y Cédula de habitabilidad en aquellos casos que sea exigida.
  • Alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).
  • Copia del justificante de paso del Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de naturaleza urbana.
  • Solicitud de suministro de gas, previa inscripción y aprobación de la instalación por la compañía suministradora.
  • Boletín de la instalación eléctrica  para contratación de servicios con la compañía suministradora.
  • Garantía de los aparatos domésticos.
  • Manuales de instrucciones para el uso y manejo de los aparatos domésticos que utilizan energía eléctrica y combustible gaseoso (pueden incluirse en el manual de uso).
  • Manual de uso de la vivienda.

 

Completa Gestión Documental en PortalFincas

Desde el software de administracion de fincas Portalfincas podrás adjuntar cualquier tipo de documento y ponerlo disponible para los propietarios en el Portal de Propietarios.

¿Que es la Gestión Documental en PortalFincas?

gestion documental administracion de fincasEs una opción que posee la aplicación de administradores de fincas para adjuntar documentos relacionados con los distintos componentes de la comunidad. Se pueden adjuntar documentos a:

  • Administración de fincas.
  • Comunidad.
  • Propiedades.
  • Propietarios.
  • Seguros. Ejemplo: Pólizas de Seguro.
  • Empleados. Ejemplo: Fotografía.
  • Gremios. Ejemplo: Presupuestos, Facturas…
  • Bancos.
  • Incidencias.

Se podrán adjuntar documentos a la Gestión Documental de cada componente por medio del siguiente icono:

Este icono se mostrara así  cuando tenga documentos asociados y así cuando no tenga todavia ningún documento relacionado.

Cada documento de la Gestión Documental se podrá dejar disponible para los vecinos que se desee de la comunidad. De esta manera los propietarios podrán acceder al documento desde el Portal de Propietarios.

Esta herramienta resulta muy interesante y práctica porque podemos escanear documentos, adjuntarlos a la aplicación y deshacernos del papel. Los propietarios de la comunidad de vecinos tendrán también siempre disponible toda la información que la administración de fincas desee mostrarles de una manera rápida y sencilla.