Ventajas del Portal de Propietarios

Los profesionales que dedican su actividad a la Administración de Fincas, necesitan tener como herramienta un software que resulte cómodo, versátil, práctico, intuitivo y que no suponga un costo excesivo. En esta línea la tendencia es un Software online o “en la nube” (cloud computing) o lo que es lo mismo un Software Saas (software as a service).

Comparado con el Software convencional o de escritorio (instalado en el propio equipo), las ventajas o beneficios del Software Saas y Cloud Computing son principalmente:

  • No necesita instalación. Únicamente se necesita un navegador web para conectarse a la aplicación.
  • No necesita ni actualizaciones, ni cambios de versión…
  • No necesita inversiones iniciales en Hardware ni Licencias.

Existe un software implantado en el mercado que reúne estas condiciones, se denomina PortalFincas. Una de las prestaciones más interesantes de esta aplicación es que contiene una plataforma denominada Portal de Propietarios que consiste en una vía de comunicación entre el Administrador de Fincas y los propietarios de la Comunidad.

¿Qué es el Portal de Propietarios de PortalFincas?

Es una plataforma que sirve de comunicación entre el Administrador y los propietarios de una Comunidad. El Administrador podrá hacer públicos en el Portal los documentos que le interese que sean consultados por los propietarios. El Administrador configurará desde PortalFincas lo que va a permitir consultar a los propietarios. El propietario podrá consultar, si el Administrador lo permite, el estado de cuentas, el estado bancario…, podrá gestionar incidencias (altas, consultas, seguimiento…), podrá acceder al tablón de anuncios, al muro…

El Administrador desde PortalFincas puede dar acceso a los propietarios que vayan a hacer uso de Portal. Para poder dar acceso a un propietario, éste debe poseer una cuenta de correo electrónico, de esta manera cuando el Administrador le dé acceso recibirá de forma automática en su correo el usuario y contraseña para poder acceder al portal. Si el Administrador observa que un propietario está haciendo un uso indebido del portal (ej: si está realizando comentarios poco impropios en el tablón de anuncios) puede quitarle el acceso.

Si el Administrador dispone de página Web, el propietario podrá acceder al Portal de Propietarios desde la página Web del Administrador.

Ventajas del Portal de Propietarios

El Portal de Propietarios proporciona al Administrador y a los propietarios las siguientes ventajas:

  • Mejora la Comunicación y se ahorra tiempo. Ya no será necesario que el propietario llame al Administrador para solicitar información o comunicar incidencias. Esto supone para la Administración de Fincas un ahorro en los costes de la empresa: tiempo, teléfono, papel…
  • Agilidad en la resolución de incidencias. El propietario ya no tendrá que llamar al Administrador para comunicarle una incidencia o para consultar el estado de las incidencias de la Comunidad.
  • Mejora medioambiental, puesto que se reduce al máximo el consumo de papel. Por ejemplo, la convocatoria y el acta de una Junta de vecinos se podrán publicar en el Portal para que los propietarios puedan consultarlas, de esta manera nos ahorramos el emitirlas en papel y buzonearlas.
  • El Administrador podrá ofrecer este servicio a la Comunidad y sus propietarios, lo que supone un valor añadido a los servicios que la Administración de Fincas puede ofrecer a la Comunidad para que contraten sus servicios.

Seguimiento de Incidencias

Incidencias en una Comunidad

Ocasionalmente surgen incidencias (averías) en una comunidad de propietarios, por ejemplo: rotura de cristales, fugas, problemas con la iluminación… Cuando esto se produce hay que realizar los siguientes pasos:

– Comunicar la Incidencia al Administrador o Presidente.

– Proceder a la reparación de la Incidencia, si es posible por parte de los miembros de la comunidad, y si no por parte de un profesional especializado (fontanero, pintor, albañil…)

Seguimiento

Para que el administrador pueda llevar un buen control y seguimiento de las incidencias es aconsejable utilizar algún software de Administración de Fincas, por ejemplo el software online PorltaFincasEl módulo de Gestión de Incidencias de este software permite llevar un historial de todas las incidencias, que nos ayudará a ver cómo se ejecuta el proceso de las mismas hasta su cierre. Permite llevar un control y seguimiento de las acciones realizadas en las incidencias abiertas (aún por reparar) y cerradas (ya reparadas).

incidencias-propietarios-comunidad

La plataforma Portal de Propietarios de este software permite que tanto el Administrador como los propietarios conozcan en todo momento el estado de cada incidencia, desde que se abre hasta que se cierra (cuando haya sido reparada). El Administrador podrá dar acceso a los propietarios para que puedan acceder al Portal de Propietarios y así poder dar de alta incidencias, consultar su estado…

Ventajas para el Administrador

Por medio del Portal de Propietarios,  el Administrador podrá dar de alta incidencias y comunicar a los propietarios de la comunidad el estado de cada incidencia por medio de archivos adjuntados en la Gestión Documental o bien por medio de comentarios. Esto resulta mucho más ágil, cómodo y rápido que comunicarlo por vía telefónica o por e_mail.

Ventajas para los Propietarios

Por medio del Portal de Propietarios, el propietario podrá dar de alta una incidencia detectada para que el resto de propietarios y el Administrador sean conocedores de la misma. Esto resulta mucho más agil, cómodo y rápido que comunicarlo por vía telefónica, en persona o por e_mail.

También podrá consultar el estado de cada incidencia en cualquier momento, tanto de las incidencias abiertas como cerradas, ya que el Administrador informará por medio del Software del estado de las mismas.

El propietario también podrá reabrir una incidencia ya cerrada en el caso de que no haya sido reparada correctamente.

Completa Gestión Documental en PortalFincas

Desde el software de administracion de fincas Portalfincas podrás adjuntar cualquier tipo de documento y ponerlo disponible para los propietarios en el Portal de Propietarios.

¿Que es la Gestión Documental en PortalFincas?

gestion documental administracion de fincasEs una opción que posee la aplicación de administradores de fincas para adjuntar documentos relacionados con los distintos componentes de la comunidad. Se pueden adjuntar documentos a:

  • Administración de fincas.
  • Comunidad.
  • Propiedades.
  • Propietarios.
  • Seguros. Ejemplo: Pólizas de Seguro.
  • Empleados. Ejemplo: Fotografía.
  • Gremios. Ejemplo: Presupuestos, Facturas…
  • Bancos.
  • Incidencias.

Se podrán adjuntar documentos a la Gestión Documental de cada componente por medio del siguiente icono:

Este icono se mostrara así  cuando tenga documentos asociados y así cuando no tenga todavia ningún documento relacionado.

Cada documento de la Gestión Documental se podrá dejar disponible para los vecinos que se desee de la comunidad. De esta manera los propietarios podrán acceder al documento desde el Portal de Propietarios.

Esta herramienta resulta muy interesante y práctica porque podemos escanear documentos, adjuntarlos a la aplicación y deshacernos del papel. Los propietarios de la comunidad de vecinos tendrán también siempre disponible toda la información que la administración de fincas desee mostrarles de una manera rápida y sencilla.